So führen Projektleiter sicher durch Turbulenzen – Bsp. Einführung CRM

By Carola Lübbenjans | Spitzenleistung unter Druck

Apr 24
Stressmanagement
Stressmanagement

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Die Einführung eines CRM-Systems (Customer Relation Management System) stellt eine große Herausforderung für Sie und Ihr Team dar. Insbesondere in Phasen, in den es turbulent wird, weil beispielsweise unerwartete Fehler auftreten, ist eine reibungslose Zusammenarbeit Ihres Teams gefragt.

Ihre Aufgabe als Projektleiter ist es, Ihre Mitarbeiter souverän durch diese Turbulenzen zu führen.

Das Problem liegt in der Routine

Das bekannte Terrain mit all den gewohnten Abläufen in vertrauten Systemen wird mit der Einführung des CRM-Systems verlassen. Kommt es jetzt zu Engpässen, Zeitdruck oder unerwarteten Problemen, entsteht Stress. Und unter Stress greifen wir auf gewohnte Routinen zurück.

Das Problem liegt nun darin, dass diese gewohnten Abläufe nicht mehr zu dem neuen System passen. Fehler passieren und lassen den Stresslevel noch weiter in die Höhe schnellen.

 

3 wirkungsvolle Tipps aus dem Cockpit, wie Sie Belastungsphasen souverän meistern

Ihre Aufgabe ist es, ein Team zu koordinieren, welches in Belastungssituationen an einem Strang zieht, weniger Fehler produziert und sich gegenseitig maximal entlastet. Es ist in der Tat eine Herausforderung, die nicht so einfach zu meistern ist.

In diesem Artikel gebe ich Ihnen 3 wirkungsvolle Tipps aus dem Cockpit an die Hand, die sich in solchen ungewohnten Belastungsphasen bewährt haben.

Tipp 1: Bereiten Sie Ihr Team auf Turbulenzen vor

Ein gut funktionierendes Cockpitteam zeichnet sich dadurch aus, dass es selbst in hohen Belastungsphasen effektiv und effizient zusammenarbeitet. Ohne klar vorgegebene Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe würden Stresssituationen schnell im Chaos enden. Das bedeutet, dass im Vorfeld klare Verantwortlichkeiten, Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten geklärt wurden.

Überprüfen Sie, inwieweit das auf Ihre Abteilung für die Einführung des CRM zutrifft.

  • Sind für hohe Belastungsphasen alle Abläufe klar geregelt?
  • Jeder weiß, was von ihm erwartet wird, wem er zuarbeitet, welche Verantwortung er übernimmt?

Super, denn nur so können Sie gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter in stressbelasteten Arbeitsphasen reibungslos und kooperativ zusammenarbeiten. Sie als Projektleiter konzentrieren sich auf Ihre Hauptaufgabe: Sie sorgen dafür, dass systematisch und effektiv zusammengearbeitet wird.

Um diese Aufgabe überhaupt wahrnehmen zu können, müssen Sie, soweit es möglich ist, von allen anderen Aufgaben frei sein. Und das bringt uns nahtlos zu Tipp 2.

Tipp 2: Delegieren Sie Verantwortung rechtzeitig

Insbesondere, wenn plötzlich und unerwartet Probleme auftauchen, zieht das die gesamte Aufmerksamkeit auf sich. Das liegt daran, dass unser Gehirn nach Sensationen sucht. Ein unerwartetes Problem stellt eine solche Sensation dar. Allzu gern stürzen sich nun alle auf die Lösungssuche. Hier ein Beispiel aus dem Cockpit (Flugzeugbsturz in den Everglades), welches fatale Folgen hatte.

Eigentlich super –  ginge das nicht zulasten anderer Aufgaben und des Tagesgeschäftes.

Wird es turbulent, besteht daher der erste Schritt in einer klaren Verteilung der Verantwortlichkeiten:

  1. Wer ist verantwortlich für das Tagesgeschäft?
  2. Wer kümmert sich um das aktuelle Problem?

Zusätzlich gilt im Cockpit

In einer solchen Situation werden grundsätzlich alle zur Verfügung stehenden Ressourcen ausgeschöpft. Aufgaben zu delegieren und Prioritäten zu setzen ist nicht nur selbstverständlich, sondern ein absoluter Sicherheitsfaktor.

Gerade unter Stress neigen Menschen dazu, zum „Einzelkämpfer“ zu werden. Die vorhandenen Ressourcen (z.B. Mitarbeiter, Informationsquellen, Hilfe aus anderen Abteilungen) werden nicht ausreichend eingesetzt. Gerade Projektleiter mit hohen Leistungsansprüchen an sich selbst behalten gern die eigene Kontrolle über ein erfolgreiches Ergebnis.

Wer so arbeitet, türmt sich einen stattlichen Berg an Arbeit auf und setzt sich dadurch zusätzlich unter Druck.

Die Folge: Der Stresslevel steigt. Viele Aufgaben bleiben halb fertig liegen.

Und mit unerledigten Aufgaben können wir nur schlecht umgehen, denn der Zeigarnik-Effekt sorgt dafür, dass wir gedanklich damit nicht abschließen können

1927 fand die russische Psychologin Bljuma Wulfowna Seigarnik heraus, dass unerledigte Aufgaben so lange im Gedächtnis bleiben, bis die Aufgabe erledigt wurde. Kann die Aufgabe nicht zu Ende gebracht werden, erzeugt das Spannung in uns. Und diese Spannung werden wir nicht so schnell wieder los.

Wie wollen Sie mit einem vollen Kopf Probleme schnell und sicher auflösen?

Trauen Sie sich auch wichtige Aufgaben an Ihre Mitarbeiter abzugeben und vereinbaren Sie verbindliche Statusmeldungen. So zeigen Sie auf wertschätzende Weise, dass Sie Ihren Mitarbeitern diese Verantwortung zutrauen. Und bleiben gleichzeitig auf dem Laufenden.

Und das gelingt Ihnen am besten mit einem Briefing.

 

Tipp 3: Nutzen Sie kurze, effiziente Briefings

In der Fliegerei werden zu jeder Phase eines Flugablaufes kurze Vorbesprechungen geführt – sogenannte Briefings.

Dabei ist klar vorgegeben, welche Kriterien besprochen werden müssen. Piloten halten diese Besprechungen so effizient wie möglich, um die wichtigsten Informationen auszutauschen, mentale Bilder abzugleichen und Missverständnisse zu klären.

Briefing, was ist denn das?

Briefings sind wirkungsvolle Instrumente, um sich auf den gleichen Informationsstand zu bringen, ohne dabei Zeit zu verschwenden. Der Unterschied zu einem Meeting liegt darin, dass es sich auf die wesentlichen Kerninformationen zur anstehenden Arbeitsphase beschränkt. Sie sind somit kürzer und kommen nur an den Stellen zum Einsatz, an denen es wirklich notwendig ist.

Unter Stress helfen diese kurzen Besprechungen, dass die wichtigsten „Baustellen“ angesprochen und abgeglichen werden. Zudem besteht jetzt die Chance, auf Fehler aufmerksam zu werden. Es strukturiert die Arbeitsschritte und ermöglicht, dass alle wieder an einem Strang ziehen. Und es lohnt sich: Stress wird reduziert und die Handlungsfähigkeit aufrechterhalten.

 

Fazit

Ein neues CRM-System stellt die Projektleiter nicht nur vor technische Herausforderungen. Das Projektteam so zu koordinieren, das möglichst wenig Koordinationsverluste und zeitraubende Fehler passieren ist ein Balanceakt, der Ihre zwischenmenschliche Führungskompetenz erfordert. Besonders dann, wenn es turbulent wird.

Diese 3 Tipps aus der Cockpitarbeit, unterstützen Sie darin, dieses Projekt erfolgreich zu meistern:

Tipp 1 Bereiten Sie Ihr Team auf Turbulenzen vor

Tipp 2: Delegieren Sie Verantwortung rechtzeitig

Tipp 3: Nutzen Sie kurze, effiziente Briefings

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung,

Carola Lübbenjans

 

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P.S.: Welche Tipps können Sie aus Ihrer bisherigen Erfahrung ergänzen?

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