4 Bausteine für eine effektive Kommunikation unter Stress

By Carola Lübbenjans | Spitzenleistung unter Druck

Aug 02
effektive Kommunikation

 

effektive Kommunikation

Wenn es hoch hergeht und der Zeitdruck Ihnen im Nacken sitzt, dann herrscht eine völlig andere Art der Kommunikation. Sie sind plötzlich kürzer angebunden, verwenden befehlende Ausdrücke und Ihre Tonlage erhöht sich. Ihre härtere Sprechweise trägt zusätzlich zu Ihrem Stresslevel bei. Sie gießt die letzten Tropfen auf den heißen Stein.

Meistens hören Sie nicht einmal richtig hin, weil sei nebenbei viele andere Aufgaben erledigen müssen. Schließlich haben Sie ja wenig Zeit zu verlieren. Doch leider geht Ihre Rechnung nicht auf: Es kommt zu Missverständnissen und Konflikten. Mit hohem Zeitaufwand müssen diese geklärt werden. Und das nervt und raubt Energie, die Sie doch so gerne an anderer Stelle bräuchten. Der eigene Stresslevel und gefühlte Zeitdruck steigt ins Unermessliche. Wie entkommen Sie diesem Teufelskreis?

Stellen Sie sich vor, die dürften im Cockpit hospitieren, gerade in dem Augenblick, indem ein unerwartetes Problem auftritt. Ein Triebwerk verliert Öl und die Frage ist, ob es abgestellt werden muss.

Glauben Sie, dass sich die Piloten jetzt Missverständnisse erlauben können? Glauben Sie dass Konflikte diese hoch sensible Situation Tausende Meter über dem sicheren Boden erleichtert? Nein – absolut nicht. Da wäre lebensgefährlich für jeden an Board.

Piloten können sich das schlichtweg nicht leisten. Sie nutzen eine klare, effiziente Kommunikation, um die Problemlage deutlich zu entschärfen und den Stresslevel zu reduzieren.

Ich verrate Ihnen, wie das geht.

4 grundlegende Bausteine effizienter Kommunikation

Es gibt 4 wichtige Bausteine, die für die Kommunikation in solchen Situationen unerlässlich sind. Sie reduzieren den Stresslevel deutlich und sparen vor allem Zeit ein, weil Missverständnisse & Konflikte kaum eine Chance haben.

Baustein 1: Kommunizieren Sie explizit

Was ist damit gemeint?

Sie können etwas durch die Blume sagen (implizit), um z.B. Ihr gegenüber nicht zu verletzen oder Sie können direkt und ohne Umschweife sagen, was Sie wollen (explizit). Das ist der Unterschied zwischen impliziter und expliziter Kommunikation. Beides hat seine Berechtigung.

Beispiel:

Ich sage zu meinem Kind: “Schrei nicht so laut“. Was ich erreichen möchte, ist mir klar: Ich will endlich Ruhe haben, um meinen Telefonpartner überhaupt verstehen zu können. Mein Kind beginnt daraufhin, etwas leiser zu schreien. 🙂

Hätte ich explizit formuliert: „Ich telefoniere gerade und brauche dafür Ruhe. Bitte hör auf zu schreien, damit ich meinen Gesprächspartner verstehen kann“, wäre meinem Kind klar gewesen, worum es geht und was genau ich möchte.

Das Ziel ist es, für einen reibungslosen Ablauf unter Zeitdruck zu sorgen und am Ende zufriedene Kunden und eine gute Atmosphäre im Team zu haben. Vor allem wollen wir keine Zeit verschwenden, sondern diese einsparen, um die Problematik zügig zu beheben.

Baustein 2: Kommunizieren Sie kurz und präzise auf den Punkt

Sie sollten kurz und präzise, Ihren Fokus auf den Punkt bringen. Wie oft waren Sie schon in einem Meeting und haben gedacht: „Das hätten wir locker in der Hälfte der Zeit klären können“? Fangen Sie bei sich selbst an und fokussieren Sie sich.

Hier eine Methode dazu: Bevor sie in ein Meeting gehen, schreiben Sie sich in einem Satz auf, was Sie erreichen wollen, und zwar so konkret wie möglich. Ja, 1 Satz das ist verdammt wenig. Sie könnten natürlich alle Satzzeichen ausreizen, die Ihnen einfallen, um den Satz zu verlängern. Aber beschummeln Sie sich lieber nicht. Lassen Sie sich darauf ein und versuchen Sie in einem Satz das rüber zu bringen, was am Ende das Ergebnis ein soll. Greifbar, konkret, realistisch. Jetzt sind Sie fokussiert und können viel besser und vor allem in kürzester Zeit Ihr Anliegen platzieren.

Drücken Sie sich „Crystal Clear“ aus und sagen Sie eindeutig, was Sie konkret erreichen wollen. Probieren Sie es aus. Das ist gar nicht so leicht.

Fangen Sie an, zu beobachten, wie Ihre Kommunikation mit anderen verläuft. Hinterfragen Sie mal, was bei dem anderen angekommen ist. Dann versuchen Sie es mit der Fokussierung noch einmal. Sie werden überrascht sein, wie schnell und leicht nun die Interpretationsfläche in sich zusammenschrumpft.

Baustein 3: Nutzen Sie geschlossene Feedbackschleifen

Nutzen Sie eine geschlossene Feedbackschleife. In Stresssituationen ist es wichtig abzugleichen, ob man das gleiche mentale Modell im Kopf hat. Erstens um Missverständnisse zu vermeiden und zweitens, um Fehler aufzudecken und diese frühzeitig zu beheben.

Also was ist eine geschlossene Feedbackschleife?

Wenn wir mit jemandem sprechen, dann bitten Sie um eine Rückmeldung, was angekommen ist. Z.B. fragen Sie, welche wichtigen Punkte es zu erledigen gilt, um abzugleichen, ob sie alles Wichtige auch platziert haben.

Führen Sie das generell in Ihren Gesprächen ein, es erleichtert den Alltag enorm, weil Missverständnisse somit im Keim erstickt werden. Allen ist klar, woran sie arbeiten sollen und sie ziehen wieder an einem Strang.

Versuchen Sie aufzufordern, statt zu befehlen. Das nimmt die Härte raus und Sie müssen Ihre Aufforderung klar und präzise äußern, um ein klares Ergebnis zu erzielen. Es reicht nicht aus, zu sagen: „Los schneller.“ Begründen Sie, was Sie wollen. „Können Sie die Zahlen schneller aufbereiten, damit ich noch die Gelegenheit habe, mich auf die Präsentation vorzubereiten.“

Baustein 4: Senden Sie Ich-Botschaften

Das große Ziel liegt darin Missverständnisse zu vermeiden, den Interpretationsspielraum so klein wie möglich zu halten. Konflikte frühzeitig aufzudecken.

Dazu dienen Ich-Botschaften. Sprechen Sie nur von sich und Sie werden erstaunt ein, welche Türen sich Ihnen eröffnen. „Ich komme da nicht mit. Bitte erklären Sie mir noch mal die wichtigsten Aspekte des Problems.“

Sie nehmen damit die Angriffsfläche raus und sorgen dafür, dass Ihr Gegenüber sich gefordert und nicht angegriffen fühlt. Mit der Konsequenz, dass der andere sich auf das Wesentliche fokussiert, statt sich in Endlosschleifen zu verteidigen.


Jetzt wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.

Denken Sie daran: Gewohnheiten schleichen sich über Jahrzehnte ein und sind nicht auf Knopfdruck abzustellen. Es braut Zeit, die gefüllt sein sollte mit ständigen Wiederholungen. Erleichtern Sie sich diesen Prozess: Integrieren Sie kleine, machbare Veränderungen in Ihren Alltag so, dass sie regelmäßig und ganz nebenbei wiederholt werden. So etablieren Sie Schritt für Schritt eine langfristige Veränderung.

Hinterlassen Sie Ihre schönsten Missverständnisse aus dem Büro gerne im Kommentarfeld. Sie haben Fragen dazu? Hinterlassen Sie Ihre Fragen, Feedback oder Anregungen ebenfalls im Kommentarfeld.

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