Freier Kopf

Keine Zeit? So kommen Sie zurück in die Selbstbestimmung

Juli 4, 2022
von Carola Lübbenjans

Haben Sie das Gefühl mehr fremd- als selbst bestimmt in Ihrer Zeit zu sein?

In diesem Fall erhalten Sie 5 Tipps, mit denen Sie dieses Verhältnis umdrehen können.

Für Stress habe ich keine Zeit

Vor einiger Zeit traf ich meinen Bruder (Führungskraft, verheiratet, 3 Kinder). Wir unterhielten uns eine Weile und er erzählte mir von den alltäglichen Herausforderungen, die seine Frau und er täglich bewerkstelligen müssen. Bei 3 Kindern und berufstätigen Eltern Organisationsstress pur. Viel Arbeit, wenig Zeit – wer kennt das nicht. Wie oft hören Sie sich selbst sagen „Ich habe keine Zeit“? Meine Reaktion in dem Moment fiel in etwa so aus: „Puh, was für ein Stress!“ Das brachte ihn zum Grinsen. Er konterte: „Für Stress habe ich keine Zeit“ und wir beide mussten lachen. Diese Aussage nehme ich zum Anlass, einen Artikel diesem Thema zu schreiben. Denn, auch wenn wir darüber herzlich lachen konnten, steckt doch ganz schön viel Potenzial in diesem Satz, den ich aus meinen Führungskräfte-Coachings nur allzu gut wiedererkenne.

Selbst- statt fremdbestimmt

Unter ständigem Zeitdruck zu handeln ist auf Dauer keine gute Idee, wenn man leistungsfähig bleiben möchte. Also müssen Lösungen her, die das Erledigen von Aufgaben effizienter machen und so den Stresslevel reduzieren. Wäre es nicht schön, wenn Sie wieder aufatmen könnten und das Gefühl der Selbstbestimmung zurück bekämen?

In diesem Betrag möchte ich Lösungen für diese Fragen anbieten:

Wie können wir mit all den Anforderungen, die täglich an uns gestellt werden so umgehen, dass wir selbst dabei nicht untergehen?
Wie können wir es schaffen, dass wir für uns Zeit finden, die wir selbst- statt fremdbestimmt nutzen können?

Wenn es Ihnen gelingt, die fremdbestimmten Aufgaben effizienter zu erledigen, gewinnen Sie wertvolle Zeit. Diese können Sie dann selbst bestimmt für das einsetzen, was Ihnen am Herzen liegt.

Wie können Sie Ihre wertvolle Zeit besser verteilen?

Jetzt mal Hand aufs Herz – Zeit ist ein faires Angebot. Denn wir alle haben das gleiche Kontingent zur Verfügung. Es kann nicht vermehrt werden, auch nicht durch den größten Ehrgeiz oder die größte Kraftanstrengung. Nein, Zeit bleibt für alle gleich verteilt. Im Cockpit eines Verkehrsflugzeuges gibt es Phasen, die kritischer sind als andere. Hier haben die Piloten alle Hände voll zu tun. Sie lernen bereits in der Ausbildung, wie sie die Zeit anders nutzen, um den Zeitdruck aus den Phasen rauszunehmen, in denen es hoch hergehen kann. So gelingt es ihnen die eigene Leistungsfähigkeit auf einem gesunden und hohen Level zu halten. Es geht nicht darum, mehr zu erledigen in kürzerer Zeit, sondern die vorhandene Zeit optimal und mit Blick auf die eigenen Grenzen zu nutzen. Erst dann wird es effizient. Und so paradox das jetzt auch klingen mag, wer an seiner Situation etwas verändern möchte, der muss zunächst ein wenig Zeit investieren 😉. Ich verrate Ihnen 5 gute Investitionsmöglichkeiten, die sich zeitlich wirklich auszahlen.

Tipp 1: Verschaffen Sie sich Klarheit

Das Fach, in welchem ich die Nachwuchspiloten ausgebildet habe, nennt sich Human Performance and Limitations. Hier ging es vor allem darum, die eigene, menschliche Leistungsfähigkeit und ihre Grenzen kennenzulernen und zu verstehen. Erst dann war es unseren Nachwuchspiloten möglich, Methoden zu trainieren, die ihre Leistungsstärke fördern und die Grenzen einzuhalten.

Das bedeutet für Sie

Mit der Klarheit, seine eigenen Grenzen zu kennen, können Sie Klarheit gewinnen. Eine Klarheit, mit der Sie in der Lage sind, mit Ihrer vorhandenen Zeit zu jonglieren, ohne sich selbst dabei zu überfordern. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu reflektieren, was Sie in häufig Zeitnot bringt und was Sie stattdessen wollen.

Klären Sie

Was Sie wollen (wie sieht Ihr idealer Alltag aus (beruflich und privat)?

Wo stehen Sie jetzt?

Welche Unterstützung brauchen wir jetzt von außen?

Welche kleinen Schritte führen Sie zu Ihrem Wunschalltag?

Teilen Sie sich den Tag ein und nutzen Sie Ihre Zeit-Fenster optimal. So fällt es Ihnen wesentlich leichter mehr Qualität in Ihre verfügbare Zeit zu bekommen. Nicht etwa, indem Sie schneller arbeiten, sondern, indem Sie innerhalb Ihrer Grenzen agieren und Ihre Leistungsfähigkeit stärken.

Tipp 2: Basteln Sie sich eine Handlungsstruktur

Wenn es aus irgendeinem Grund dazu kommt, dass Systeme im Flugzeug ausfallen, können Piloten nicht einfach rechts ranfahren. Sie müssen in der gegebenen Höhe das Problem lösen. Missverständnisse, Verzettelungen und Koordinationsverluste können sie sich schlichtweg nicht erlauben. Deshalb trainieren sich Piloten eine Handlungsstruktur an, die Ihnen hilft, turbulente Situationen lösungsorientiert, klar und strukturiert anzugehen.

Das bedeutet für Sie

Legen Sie aus diesem Grund niemals einfach drauf los. Setzen Sie sich gedanklich auf Ihre Hände und überlegen Sie sich zuerst die Prioritäten und Verantwortlichkeiten.

Überlegen Sie

Was muss in welcher Dringlichkeit erledigt werden?

Wer kann was erledigen?

Überlegen Sie ehrlich und genau:

Was müssen wirklich Sie selbst machen und was kann ein anderer übernehmen?

Mit welcher Aufgabe begonnen muss werden und was können Sie wann und an wen verteilen?

Dringlichkeit: Trennen Sie zwischen dem, was wirklich brennt und dem, was noch Zeit hat. Auch bei den Dingen, die brennen, kann man Teilaufgaben erledigen, um sich zeitlich wieder Puffer zu verschaffen.

Delegation: Dazu gehört Vertrauen in Ihre Mitarbeitenden und KollegInnen. Lieber überprüfen und Statusmeldungen abholen, als selbst Hand anlegen. Sie haben mit Sicherheit andere Aufgaben, die Ihnen keiner abnehmen kann. Konzentrieren Sie sich darauf.

Somit haben Sie eine Handlungsstruktur geschaffen, die Sie einfach abarbeiten können. Und das geht viel schneller, bzw. mit weniger Zeit- und Koordinationsverlusten einher als das einfache Draufloslegen.

Tipp 3: Nutzen Sie Ihren Biorhythmus

Piloten sind Schichtarbeiter. Manchmal müssen Sie in Zeiten hellwach und konzentriert arbeiten, wenn ihr Körper eigentlich im Schlafmodus wäre. Sie lernen zum einen, wie sie ihren Körper bei der Anpassung an ungünstige Arbeitszeiten unterstützen können. Zum anderen wissen Sie, dass sie weitere Sicherheitsebenen in ihre Arbeitsweise einziehen müssen, da die Fehlerquote enorm ansteigt.

Das bedeutet für Sie

Ihr Biorhythmus kommt hier ins Spiel. Sie können sich in den Vormittagsstunden am besten konzentrieren (die genaue Zeit ist typabhängig). Sie wissen am besten, in welchem Zeitraum Sie am leistungsfähigsten sind.

Arbeiten Sie mit Ihrem Biorythmus

Setzen Sie daher die komplexesten Aufgaben für den Vormittag an.

Gerade dann, wenn diese Ihre volle Konzentration erfordern.

In den Mittagsstunden reduziert sich unsere Leistungsfähigkeit. Hier können Sie alle Aufgaben reinlegen, die weniger Konzentration einfordern und leichter von der Hand gehen.

Am späteren Nachmittag sind wir wieder leistungsfähiger und können nochmal Dinge angehen,

die komplexer sind und unsere volle Aufmerksamkeit benötigen.

So arbeiten Sie mit Ihrem Biorhythmus und respektieren die eigenen Grenzen.

Tipp 4: Bündeln Sie, so gut es geht

Versuchen Sie Aufgaben zu bündeln, die einen ähnlichen Charakter haben. Wenn ich inhaltlich diesen Blog schreibe, dann erledige ich in einem bestimmten Zeitfenster auch andere Aufgaben, die mit Schreiben zu tun haben. Der Vorteil liegt darin, dass Ihr Gehirn gerade im Fluss ist mit dieser Tätigkeit und somit die Zeit für das „Umswitchen“ eingespart werden kann.

Das gilt auch für Zeitfresser

Telefonate, E-Mails, Meetings, Videocalls. All das raubt wahnsinnig viel Zeit. Steuern Sie alles, auf das Sie selbst Einfluss haben, indem Sie auch diese Aufgaben bündeln. Und vor allem Zeitfenster nutzen, die mit Ihrem Biorhythmus einhergehen und zur Anforderung der Aufgabe passen. Telefonieren nach der Mittagspause oder Mails beantworten, macht Sinn. Eine neues Konzept erstellen vermutlich weniger.

Das bedeutet für Sie

Tipp 5: Setzen Sie Pausen wirkungsvoll ein

Seit vielen Jahren kämpft die Vereinigung Cockpit dafür, dass Pausen und Ruhezeiten nicht weiter eingeschränkt werden dürfen. Sie sind sicherheitskritisch insofern, dass ein wenig ausgeruhter Pilot keine volle Leistungsfähigkeit zur Verfügung hätte. Piloten nutzen sogar während des Fluges kurze Phasen, in denen sie Powernaps einlegen. Keine Sorge – das passiert nur in Flugphasen, in denen das möglich gemacht werden kann. Es wird sehr genau abgesprochen, wer wann eine Pause einlegen kann. 😉 Ziel ist es, wieder leistungsfähiger zu werden. Wie oft am Tag bräuchten Sie eine kurze Pause, gönnen sich diese aber nicht, weil es noch zu viel zu tun gibt? Verständlich ist das, aber Sie tun sich damit keinen Gefallen. Ihre Leistungsfähigkeit nimmt mit der Zeit ab. Ohne Pausen geht diese schnell in den Keller. Dadurch brauchen Sie länger, um z.B. Texte zu lesen und zu verstehen. Sie prodozieren zudem mehr Fehler und benötigen wiederum mehr Zeit für deren Korrektur. Der Effekt von Pausen auf Ihre Leistungsfähigkeit ist enorm. Schon nach kurzer Zeit erhöht sich Ihre Konzentrationskapazität immens.

Das bedeutet für Sie

Legen Sie häufiger kleine Pausen ein, statt eine große. Ihre Leistungsfähigkeit dankt es Ihnen sofort.

Sie schaffen mehr, sind konzentrierter, haben kreativere Ideen, machen weniger Fehler. Hier erfahren Sie mehr zu den Einsatzmöglichkeiten von Pausen.

Zusatztipp: Nutzen Sie Power Napping

Legen Sie in der Mittagspause einen kleinen Powernap ein. Das bedeutet, dass Sie ein kleines Nickerchen von 10 – 20 Minuten machen. Der Vorteil liegt in dem Zeitgewinn durch die wieder gewonnene Leistungsfähigkeit.

Wichtig dabei ist, dass Sie nicht in die Tiefschlafphase kommen. Das ist der Punkt, an dem Ihre Muskeln erschlaffen. (Schön zu beobachten bei jemandem, der im Zug einschläft und dessen Kopf nach vorne fällt.)

Nehmen Sie sich z.B. einen Schlüsselbund in die Hand. Wenn der Ihnen aus der Hand rutscht und scheppernd auf den Boden fällt, dann sollten Sie wieder erwachen. (Schwierig, wenn Sie ein Büro haben, welches mit Teppichboden ausgestattet ist 😉.)

Zur Not, den Wecker stellen, für den Fall, dass sie diesen Augenblick verpassen. Denn wenn Sie ihn verpassen, dann brauchen Sie sehr lange, um in den Tag zurückzufinden, da die Müdigkeit und das Bedürfnis weiterzuschlafen in dem Moment überwiegt.

Und keine Sorge: Dieser Powernap raubt nichts von Ihrem gesamten Schlafbedürfnis, sodass Sie abends keine Probleme haben sollten, einzuschlafen.

So Sie Ihre Zeit effizient

und den typischen menschlichen Fallen zu begegnen.

Wenn Sie diese 5 Tipps umsetzen, gelingt es Ihnen...

sich über Ihre Ziele und Grenzen Klarheit zu verschaffen.

eine durchdachte Handlungsstruktur zuverfolgen und sich dadurch zu „entzetteln“.

in Ihren leistungsfähigsten Zeitfenstern, die komplexesten Aufgaben zu erledigen.

Pausen wirkungsvoll einzusetzen und leistungsfähig zu bleiben.

Fazit:

Zeit ist und bleibt gerecht verteilt. Jeder von uns hat selbst in der Hand, wie und womit die eigene Zeit verbracht wird. Wenn Sie sich fremdbestimmt fühlen, lade ich Sie ein diese 5 Tipps auszuprobieren. So gelingt es Ihnen effizienter die Aufgaben zu erledigen, die fremdbestimmt vorgegeben sind, um mehr Zeit zu gewinnen für all das, was Ihnen am Herzen liegt. Kommen Sie aktiv zurück in die Selbstbestimmung – es ist Ihre Zeit.

Ihr Kopf ist so voll, dass Sie dringend mehr Entlastung bräuchten und möchten gern auf dem Weg zu einem befreiteren Start in Ihren Feierabend begleitet werden? Nutzen Sie ein unverbindliches, kostenfreies Strategiegespräch, um sich individuelle Impulse abzuholen.

Carola Lübbenjans

Hallo, mein Name ist Carola Lübbenjans. Ich bin Diplom Psychologin und habe 14 Jahre lang in Bremen Verkehrspiloten darin ausgebildet, in kritischen Stresssituationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Dieses Wissen gebe ich an Führungskräfte weiter, damit sie unter starkem Druck sicher und souverän ihr Team zum Ziel führen.

Ich unterstütze Sie darin, gesund leistungsstark zu bleiben und fokussiert Entscheidungen zu treffen, ohne dabei schwerwiegende Fehler zu begehen.

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