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Vor einiger Zeit traf ich meinen Bruder (Führungskraft, verheiratet, 3 Kinder). Wir unterhielten uns eine Weile und er erzählte mir von den alltäglichen Herausforderungen, die seine Frau und er täglich bewerkstelligen müssen. Bei 3 kleinen Kindern und berufstätigen Eltern Organisation pur.
Viel Arbeit, wenig Zeit – wer kennt das nicht. Wie oft hören Sie sich selbst sagen „Ich habe keine Zeit“?
Meine Reaktion in dem Moment fiel in etwa so aus: „Puh, was für ein Stress!“ Das brachte ihn zum Grinsen. Er konterte: „Für Stress habe ich keine Zeit“ und wir beide mussten lachen.
Diese Aussage nehme ich zum Anlass, einen Artikel diesem Thema zu schreiben. Denn, auch wenn wir darüber herzlich lachen konnten, steckt doch ganz schön viel Potenzial in diesem Satz.
Ich möchte für die Kernfragen, die darin stecken, Lösungen anbieten.
- Wie können wir mit all den Anforderungen, die täglich an uns gestellt werden, so umgehen, dass wir selbst dabei nicht untergehen?
- Wie können wir es schaffen, dass wir auch für uns selbst noch Zeit finden, die wir eigen- statt fremdbestimmt nutzen können?
Unter Zeitdruck zu handeln ist auf Dauer keine gute Idee, wenn man leistungsfähig bleiben möchte. Also müssen Lösungen her, die das Erledigen von Aufgaben effizienter machen und so den Stresslevel reduzieren. Wenn es Ihnen gelingt, die fremdbestimmten Aufgaben effizienter zu erledigen, dann gewinnen Sie wertvolle Zeit. Diese können Sie dann eigen bestimmt für das einsetzen, was Ihnen am Herzen liegt.
Die Frage lautet also:
Wie können Sie Ihre Zeit besser nutzen?
Jetzt mal Hand aufs Herz – jeder von uns weiß doch, dass der Tag nur 24 Stunden hat. Das ist ein Fakt, an dem wir nichts ändern können.
Dabei ist Zeit ein extrem faires Angebot. Denn wir alle haben das gleiche Kontingent zur Verfügung. Es kann nicht vermehrt werden, auch nicht durch den größten Ehrgeiz oder die größte Kraftanstrengung. Nein, Zeit bleibt für alle gleich verteilt.
Es geht also nicht darum, mehr zu erledigen in kürzerer Zeit, sondern die vorhandene Zeit optimal und mit Blick auf die eigenen Grenzen zu nutzen. Erst dann wird es effizient.
Und so paradox das jetzt auch klingen mag, wer an seiner Situation etwas verändern möchte, der muss zunächst ein wenig Zeit investierenJ. Ich verrate Ihnen 7 gute Investitionsmöglichkeiten, die sich zeitlich wirklich auszahlen.
7 handfeste Tipps, wie es Ihnen gelingt, Ihre Zeit effizienter zu nutzen
Tipp 1: Verschaffen Sie sich Klarheit
Als ich mich entschieden habe, nach meiner Elternzeit wieder zu arbeiten, habe ich mich gefragt:
- Was will ich beruflich und privat erreichen?
- Was hat sich seit dem Dasein meiner Kinder verändert?
- Wozu bin ich bereit und wozu nicht?
Ich setzte mir also Grenzen und gewann dadurch Klarheit. Eine Klarheit, mit der ich in der Lage bin, mit der vorhandenen Zeit zu jonglieren, ohne mich selbst dabei zu verlieren.
Heute habe ein bestimmtes Zeitfenster am Tag für meine berufliche Verwirklichung und ein Fenster für meine Familie. Die vorhandene Zeit versuche ich bestmöglich auszuschöpfen. Nicht indem ich schneller arbeite, sondern, indem ich mehr Qualität in meine Arbeitsweise und Beziehungen rein bringe.
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu reflektieren, was Sie in häufig Zeitnot bringt und was Sie eigentlich stattdessen wollen.
Klären Sie:
- Was Sie wollen (wie sieht Ihr idealer Alltag aus (beruflich und privat)?
- Wo stehen Sie jetzt? Wo liegen Ihre Grenzen?
- Welche kleinen Schritte führen Sie zu Ihrem Wunschalltag?
Teilen Sie sich den Tag ein in Arbeitszeit und Freizeit und nutzen Sie diese beiden Zeiträume optimal.
Wenn Sie das geklärt haben, fällt es Ihnen wesentlich leichter mehr Qualität in Ihre Zeiteinteilung zu bekommen.
Tipp 2: Basteln Sie sich eine Handlungsstruktur
Verschwenden Sie keine Zeit. Legen Sie niemals einfach drauf los. Das kostet zu viel Zeit durch Verzettelungen, Dopplungen und Koordinationsverluste.
Setzen Sie sich gedanklich auf Ihre Hände und überlegen Sie sich zuerst die Prioritäten und Verantwortlichkeiten.
1. Was muss in welcher Dringlichkeit erledigt werden?
Trennen Sie zwischen dem, was wirklich brennt und dem, was noch Zeit hat. Auch bei den Dingen, die brennen, kann man Teilaufgaben erledigen, um sich zeitlich wieder Puffer zu verschaffen.
2. Wer kann was erledigen?
Überlegen Sie ehrlich und genau: Was müssen wirklich Sie selbst machen und was kann ein anderer übernehmen? Dazu gehört Vertrauen in Ihre Mitarbeiter / Ihren Partner. Lieber überprüfen und Statusmeldungen abholen, als selbst Hand anlegen. Sie haben mit Sicherheit andere Aufgaben, die Ihnen keiner abnehmen kann. Konzentrieren Sie sich darauf.
Daran schließt sich nahtlos die Frage an,
3. mit welcher Aufgabe begonnen werden muss und was Sie wann und an wen verteilen müssen.
Somit haben Sie eine Handlungsstruktur geschaffen, die Sie einfach abarbeiten können. Und das geht viel schneller, bzw. mit weniger Zeitverlusten einher, als das einfache Draufloslegen.
Tipp 3: Nutzen Sie Ihren Biorhythmus
Die wichtigsten Aufgaben, die dringend erledigt werden müssen, sollten Sie vormittags angehen. Gerade dann, wenn diese Ihre volle Konzentration erfordern.
Ihr Biorhythmus kommt hier ins Spiel. Sie können sich in den Vormittagsstunden am besten konzentrieren (die genaue Zeit ist typabhängig. Sie wissen am besten, in welchem Zeitraum, Sie am leistungsfähigsten sind). Setzen Sie daher die komplexesten Aufgaben für den Vormittag an.
Tipp 4: Bündeln Sie Aufgaben mit ähnlichem Charakter
Versuchen Sie Aufgaben zu bündeln, die einen ähnlichen Charakter haben. Wenn ich inhaltlich diesen Blog schreibe, dann erledige ich in einem bestimmten Zeitfenster auch andere Aufgaben, die mit Schreiben zu tun haben. Z.B. meinen Newsletter oder Tweets.
Der Vorteil liegt darin, dass Ihr Gehirn gerade im Fluss ist mit dieser Tätigkeit und somit die Zeit für das „Umswitchen“ eingespart werden kann.
Tipp 5: Reduzieren Sie Zeitfresser
Telefonate, E-Mails, Meetings, Small Talk. All das raubt wahnsinnig viel Zeit. Trennen Sie auch hier zwischen wichtig und unwichtig und ziehen Sie eine klare Grenze, wenn die Zeit eng wird.
Nutzen Sie mindestens 1 Stunde am Tag, in der Sie ganz ungestört und voll konzentriert arbeiten können. In dieser Stunde ist Ihre Produktivität am höchsten. Sie werden erstaunt sein, wie viel Sie schaffen, wenn Sie tatsächlich alle Störungen abschalten. Der positive Nebeneffekt: Mit jeder erledigten Aufgabe entspannt sich Ihr Kopf!
Tipp 6: Setzen Sie Pausen wirkungsvoll ein
Wie oft am Tag bräuchten Sie eine kurze Pause, gönnen sich diese aber nicht, weil es noch zu viel zu tun gibt? Verständlich ist das, aber Sie tun sich damit keinen Gefallen.
Ihre Leistungsfähigkeit nimmt mit der Zeit ab. Ohne Pausen geht diese schnell in den Keller. Dadurch
- brauchen Sie länger, um z.B. Texte zu lesen und zu verstehen,
- Sie machen mehr Fehler und benötigen wiederum mehr Zeit für deren Korrektur.
Der Effekt von Pausen auf Ihre Leistungsfähigkeit ist enorm. Schon nach kurzer Zeit erhöht sich Ihre Konzentrationskapazität immens.
Legen Sie häufiger kleine Pausen ein, statt eine große, und Ihre Leistungsfähigkeit dankt es Ihnen sofort. Sie schaffen mehr, sind konzentrierter, haben kreativere Ideen, machen weniger Fehler. Hier erfahren Sie mehr zu den Einsatzmöglichkeiten von Pausen.
Zusatztipp: Nutzen Sie mittags ein Power Napping
Legen Sie in der Mittagspause einen kleinen Powernap ein. Das bedeutet, dass Sie ein kleines Nickerchen von 10 – 15 Minuten machen. Der Vorteil liegt in dem Zeitgewinn durch die wieder gewonnene Leistungsfähigkeit.
Wichtig dabei ist, dass Sie nicht in die Tiefschlafphase kommen. Das ist der Punkt, an dem Ihre Muskeln erschlaffen. (Schön zu beobachten bei jemandem, der im Zug einschläft und dessen Kopf nach vorne fällt.)
Nehmen Sie sich z.B. einen Schlüsselbund in die Hand. Wenn der Ihnen aus der Hand rutscht und scheppernd auf den Boden fällt, dann sollten Sie wieder erwachen. (Schwierig, wenn Sie ein Büro haben, welches mit Teppichboden ausgestattet ist J.)
Zur Not, den Wecker stellen, für den Fall, dass sie diesen Augenblick verpassen. Denn wenn Sie ihn verpassen, dann brauchen Sie sehr lange, um in den Tag zurückzufinden. Die Müdigkeit und das Bedürfnis weiterzuschlafen, überwiegt dann.
Und keine Sorge: Dieser Powernap klaut nichts von Ihrem gesamten Schlafbedürfnis, sodass Sie abends keine Probleme haben sollten, einzuschlafen.
Tipp 7: Planen Sie, um Ihre Zeit optimal einzuteilen
Planen Sie die wichtigsten Abläufe für die Woche. Am Ende eines Arbeitstages nehmen Sie sich 5 Minuten für die Reflexion der geschafften Aufgaben und die Planung des nächsten Tages. Am Ende der Woche reflektieren Sie, was geschafft wurde und in welcher Zeitspanne. Notieren Sie dabei auch, wie viel Zeit für Unerwartetes dazwischen kam.
Damit schärft sich ganz nebenbei Ihr Zeitgefühl und es wird Ihnen in den nächsten Tagen sehr viel besser gelingen, die Zeit richtig einzuteilen. Dann erstellen Sie den neuen Wochenplan und können zufrieden und mit freiem Kopf ins Wochenende starten.
Nützliche Zusatztipps:
- Verplanen Sie generell maximal 60% Ihrer Arbeitszeit, die restlichen 40% gehen drauf für Unerwartetes! (Das können Sie mit Ihren Notizen abgleichen und dementsprechend realistisch einplanen)
- Unangenehmes sofort erledigen, um den Kopf freizuhaben und die Motivation für den Rest des Tages zu erhöhen.
Fazit
Wenn Sie diese 7 Tipps umsetzen, werden Sie Ihre Zeit effizienter nutzen als vorher.
Weil Sie …:
- sich Klarheit verschafft haben, über Ihre Ziele und Grenzen
- eine durchdachte Handlungsstruktur verfolgen und sich dadurch „entzetteln“
- in Ihren leistungsfähigsten Zeitfenstern, die komplexesten Aufgaben erledigen
- Kernaufgaben mit ähnlichem Charakter bündeln und Ihren Fluss beibehalten
- sich fokussieren und Zeitfresser reduzieren
- Pausen wirkungsvoll einsetzen und leistungsfähig bleiben
- Ihren Kopf mental durch vorausschauende und realistische Planung entlasten.
Habe ich Sie inspirieren können, Ihre Zeit besser zu nutzen? Welche Tipps haben Sie für eine optimale Zeitnutzung? Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen!