Entscheidungshilfe: In 3 Schritten professionelle Entscheidungen treffen unter Stress

By Carola Lübbenjans | Leistungsstarke Führung

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Jun 21
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Entscheidungentreffen in komplexen Situationen  ist sehr schwierig. Besonders ohne Entscheidungshilfe.

Der Überblick fehlt, die Lage ist unübersichtlich und die Konsequenzen sind schwerwiegend. Wenn zusätzlich die Zeit drängt, ist Stress vorprogrammiert.

Verstärkt wird das Ganze durch den emotionalen Druck, den Sie in einer solchen Situation aushalten müssen. In der Folge steigt Ihr Stresslevel und wirkt sich negativ auf Ihre Leistung aus. Und das wiederum beeinträchtigt die Qualität Ihrer Entscheidung. Was für ein Teufelskreis!

Die gute Nachricht: Führungskräfte können dennoch handlungsfähig bleiben und sogar präventiv vorsorgen.

Wie das geht?

Entscheidungen treffen wie die Profis 

Unter Stress einen kühlen Kopf zu bewahren, um die richtige Entscheidung zu treffen, ist eine große Herausforderung. Mit einer Minicheckliste für Entscheidungsfindungsprozesse gelingt es Ihnen …

  • Transparenz in die Situation zu bringen
  • strukturiert vorzugehen und
  • trotz zeitkritischer Lage eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Los geht’s.

Minicheckliste für Entscheidungsfindungsprozesse

Schritt 1: Klärung der Verantwortlichkeiten

  • Wer wird sich mit der Problemlösung beschäftigen?
  • Wer ist verantwortlich für das Tagesgeschäft?

Schritt 2: Analyse der Problemlage

  • Wie viel Zeit steht zur Verfügung?
  • Welche Fakten liegen vor?
  • Welche Optionen kommen infrage?
  • Welche Risiken und Gewinne enthält jede Option?

Schritt 3: Ausführen angemessener Handlungen

  • Entscheidung für eine Option
  • Besprechen der erforderlichen Arbeitsschritte
  • Ausführung
  • Überprüfung des Ergebnisses

Hört sich leicht an, oder? Doch jeder einzelne Schritt birgt sein eigenes „Stolperfallen-Potenzial.“

Schritt 1: Klärung der Verantwortlichkeiten

Dieser Schritt ist naheliegend. Leider wird er häufig nicht klar kommuniziert. Dadurch entstehen Missverständnisse und Koordinationsverluste, die unnötig sind.

Wir alle haben die Tendenz, uns auf neue Reize zu stürzen. Ein Problem ist ein neuer Reiz. Schnell kommt es dazu, dass viele Mitarbeiter sich an der Problemlösung beteiligen und andere Aufgaben vernachlässigen. Schlimmstenfalls resultieren aus dieser Unaufmerksamkeit neue Schwierigkeiten.

Es macht also Sinn festzulegen, wer an der Problemlösung arbeitet und wer für das Tagesgeschäft die Verantwortung trägt.

Schritt 2: Analyse der Problemlage

Der erste Impuls, wenn eine Problemlage auftritt, ist immer der des Aktionismus. Ein Impuls sofort zu handeln – egal wie. Mehr darüber können Sie hier oder hier nachlesen.

Es ist keine gute Idee, einfach so drauf loszuarbeiten, oder? Setzen Sie sich gedanklich auf Ihre Hände und gehen Sie strukturiert vor.

Wie viel Zeit steht Ihnen de facto zur Verfügung?

Die Klärung dieser Frage nimmt direkten Einfluss auf den weiteren Verlauf des Problemlöseprozesses und der damit verbundenen Entscheidungen. Insbesondere, wenn Sie nicht allein an der Lösung arbeiten. Stellen Sie sich vor, Sie spüren innerlich Zeitdruck, Ihre Kollegen aber reagieren gelassen auf die Situation.

Was glauben Sie, wie sich die Zusammenarbeit weiterentwickelt? Richtig – die Schere geht auseinander und von effizienter Teamarbeit kann schon bald keine Rede mehr sein. Beugen Sie vor und sprechen Sie über diesen Punkt, um Missverständnisse zu beseitigen.

Klären Sie zunächst die Fakten der Situation. Und zwar nur die, die Sie wirklich wissen. Vermutungen haben hier keinen Platz. Sie führen nur in die Irre.

Sind alle verfügbaren Fakten geklärt, entwickeln Sie mögliche Handlungsoptionen. Wie im Brainstorming gilt hier, dass Sie in diesem Schritt nicht bewerten. Bewertungen schränken unsere Wahrnehmung ein und lenken unsere Aufmerksamkeit in bestimmte Richtungen. Die Gefahr dabei ist, dass alle anderen Richtungen keine Beachtung mehr finden. Gute Lösungswege werden nicht einmal mehr „angedacht“.

Und berücksichtigen Sie jetzt den Faktor Zeit. Denn, wenn wenig Zeit zur Verfügung steht, kann bei der Suche nach möglichen Optionen nicht ausführlich gesucht werden. Dann treten essenzielle Kriterien, wie Auftragserhalt – oder schwerwiegender – das Überleben der Firma in den Vordergrund. Und zügiges Handeln ist gefragt.

Wenn nur wenig Zeit zum Handeln bleibt, dann geht es nicht um die Suche nach der besten, sondern nach der passenden Option.

Sind die Optionen gefunden, bewerten Sie jede Einzelne. Welcher Nutzen steckt drin? Welche Risiken birgt die Option? Ist dieser Schritt abgeschlossen, haben Sie eine gute Entscheidungsgrundlage geschaffen.

Schritt 3: Ausführen angemessener Handlungen

Im letzten Schritt geht es an die Ausführung. Das bedeutet, dass Sie sich für die Option entscheiden, die den größten Nutzen bei geringen Risiken verspricht. Dann geht es an die Planung der erforderlichen Arbeitsschritte und an die Verteilung und Ausführung der Aufgaben.

Zum Schluss überprüfen Sie das Ergebnis. Wurde das Ziel erreicht? Wie hat sich die Lage verändert? Müssen weitere Schritte gegangen werden, um das Problem zu lösen?

Und was hat das alles mit dem Stresslevel zu tun?

Warum eine Checkliste den eigenen Stresslevel reduziert und zu einer besseren Leistung führt

Eine Checkliste ist nichts anderes als ein Wegweiser. Etwas, dass uns hilft, uns zu orientieren. Orientierung und Routine lassen uns in Stressphasen handlungsfähig bleiben. Wenn Sie Schritt für Schritt den Weg entlang laufen, erreichen Sie Ihr Ziel. Das gibt Ihnen Sicherheit und reduziert Ihren Stresslevel so weit, dass die negativen Auswirkungen ausbleiben.

Yerkes & Dodson fanden 1908 heraus, dass es einen Zusammenhang zwischen dem Stresslevel (Ihrer Aktivierung) und der Leistungsfähigkeit gibt, der sich wie ein umgekehrtes U abbilden lässt.

Leisitungsabfall-unter-Stress

 

 

 

 

 

 

 

 

Abbildung: Yerkes-Dodson-Kurve

Bei einem sehr hohen und sehr niedrigen Stresslevel fällt die Leistung schlechter aus, als bei einem mittleren Niveau. Mehr dazu finden Sie hier.

Ein optimaler Stresslevel bringt unsere beste Leistungsfähigkeit hervor. Wir brauchen also Stress – in einem bestimmten Maße. Unser Denken ist kreativ, wird sind motiviert, Pläne zu erstellen und zu verfolgen. Das Ziel ist es also, in dem optimalen Leistungsbereich zu bleiben.

In komplexen Situationen ist schnell die negative Seite erreicht. Denkblockaden, Konzentrationsschwäche und Tunnelblick sind die Folge.

Eine Struktur, die Ihnen vertraut ist und an der Sie sich orientieren können, reduziert Ihren Stresslevel deutlich spürbar. Sie kommen damit zurück in den optimalen Bereich. Voraussetzung dafür ist, dass Ihnen die Checkliste vertraut ist und Sie die Anwendung als Routine empfinden.

An dieser Stelle können Sie präventiv tätig werden. Machen Sie diese Vorgehensweise zum Standard für alle involvierten Mitarbeiter. Ist die Checkliste allen bekannt, führt das zwangsläufig zu mehr Effizienz in den zukünftigen Arbeitsabläufen. So kann sichergestellt werden, dass alle an einem Strang ziehen. Und zwar in Situationen, in denen es darauf ankommt.

Fazit

Wenn Sie unter enormen Stress stehen, wirkt sich das negativ auf Ihre Leistungsfähigkeit aus. Um in einer solchen Situation eine komplexe Entscheidung treffen zu können, muss der eigene Stresslevel reduziert werden. Struktur und vertraute Abläufe können das leisten.

Die folgende Minicheckliste hilft Ihnen, in 3 Schritten eine komplexe Entscheidung auch unter Stress zu treffen.

Minicheckliste für Entscheidungsfindungsprozesse

Klärung der Verantwortlichkeiten

  • Wer wird sich mit der Problemlösung beschäftigen?
  • Wer ist verantwortlich für das Tagesgeschäft?

Analyse der Problemlage

  • Wie viel Zeit steht zur Verfügung?
  • Welche Fakten liegen vor?
  • Welche Optionen kommen infrage?
  • Welche Risiken und Gewinne enthält jede Option?

Ausführen angemessener Handlungen

  • Entscheidung für eine Option
  • Besprechen der erforderlichen Arbeitsschritte
  • Ausführung
  • Überprüfung des Ergebnisses

Der Nutzen dieser Minicheckliste besteht darin, dass Sie handlungsfähig bleiben und eine professionelle Entscheidung treffen können. Je öfter Sie diese Checkliste anwenden, desto vertrauter werden die einzelnen Schritte. Und desto vertrauter etwas ist, desto leichter lässt es sich auch unter Stress abrufen.

Lassen Sie mich teilhaben: Wie haben Sie bislang in schwierigen Situationen Entscheidungen getroffen?