So bringen Sie mehr Qualität in Ihr Zeitmanagement

By Carola Lübbenjans | Mit freiem Kopf in den Feierabend

Jul 05
Zeitmanagement

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Hören Sie auch manchmal diese kleine durchdringende Stimme im Ohr, die Ihr Zeitmanagement in Frage stellt und meckert: „Du hast zu wenig Zeit für …“, „Kümmere Dich mehr um …“.

Und Sie denken erschöpft „Ja, das möchte ich ja auch gern, aber ich hab nun mal keine Zeit!“ Denn häufig erleben Sie solche Tage:

Ein Mitarbeiter steht vor Ihrem Büro und ist sehr aufgeregt. Er braucht sofort ein Gespräch. Das nächste Meeting beginnt in wenigen Minuten und eigentlich wartet ein Kunde noch dringend auf Ihren Rückruf. Irgendwie schaffen Sie es, dem Mitarbeiter aufzufangen, das Meeting noch zu leiten und in letzter Sekunde den Kunden zurückzurufen. Puh – geschafft, was für ein Tag. Völlig zerrissen, durch die vielen kleinen Ereignisse. Nichts konnte so richtig abgeschlossen werden.

Auf der Heimfahrt arbeitet es in Ihrem Kopf weiter. Was hätte erledigt werden müssen, woran muss ich noch denken, was darf ich auf keinen Fall morgen versäumen, etc. Ihr Kopf ist voller „To-Do-Gedanken“. Zu Hause angekommen fordert die Familie Ihre volle Aufmerksamkeit, und das, obwohl Sie eigentlich dringend Ruhe bräuchten, um sich zu erholen. Aber als guter Papa und fürsorglicher Ehemann widmen Sie sich gern der Familie.

Im Stillen denken Sie sich „Spätestens mit der Rente hört das auf“.

Bringen Sie mehr Qualität in Ihr Zeitmanagement

Wenn Sie solche Situationen kennen, dann ist es höchste Zeit etwas zu verändern, oder? Denn, wenn das so weiter läuft, sind Sie schon vor der Rente ziemlich erschöpft und gesundheitlich angeschlagen. Schade, wenn Sie dann die gewonnen Zeit gar nicht mehr genießen könnten.

Also Schluss mit dem „Was wäre, wenn…“. Jetzt wird es konkret: Was können Sie tun, um sofort etwas zu verändern und wieder mehr Qualität in Ihr Zeitmanagement zu bekommen? Für sich selbst, Ihre Arbeit und Ihre Familie!

In diesem Artikel gebe ich Ihnen 5 Impulse, wie Sie sich der Arbeit und dem Familienleben wieder mit mehr Qualität widmen können.

5 Impulse für mehr Qualität in Ihrem Zeitmanagement

Impuls 1: Sie brauchen klare Grenzen

Mit der Zeit haben wir gelernt unsere Grenzen zu ignorieren, sie nicht mehr wahrzunehmen. Weil Glaubenssätze uns vorgaukeln, dass es richtig ist, ständige Grenzüberschreitungen hinzunehmen. Sätze wie „Es geht nicht immer nach Deinen Bedürfnissen“ oder „Stell Dich nicht so an“ spielen dabei eine große Rolle. Innere Glaubenssätze sind uns oftmals nicht bewusst präsent. Und dennoch wirken sie sich massiv auf unser Verhalten und unsere Denkstrukturen aus. Leider sorgen sie auch dafür, dass wir unsere eigenen Grenzen ignorieren.

Was können Sie tun, um diese wieder wahrzunehmen?

Erst einmal können Sie sich fragen, ob Sie überhaupt bereit sind, Ihre Grenzen zu akzeptieren. Ansonsten brauchen Sie gar nicht weiterlesen. Wenn Ihnen nicht klar ist, dass eigene Grenzen uns vor Überlastung schützen und uns letztlich stark machen in Stresssituationen, dann haben alle weiteren Schritte keine Chance.

Wenn Sie breit dazu sind und die Wichtigkeit für sich erkannt haben, dann können Sie beginnen, Ihre eigenen Grenzen zu definieren.

Sie können sich fragen:

  • Woran bemerke ich, dass eine Grenze überschritten wird?
  • Wie oft kommen diese Überschreitungen vor? (Je öfter, desto eher besteht hier Handlungsbedarf!)
  • Was will ich, was ist mein Bedürfnis? Was möchte ich definitiv nicht? Wo fängt für mich die Überschreitung an?

Weitere Ideen dazu, finden Sie hier.

Uns was nun wichtig wird ist, dass Sie Ihre Grenzen konsequent schützen müssen. Dazu ist es notwendig, diese nach außen zu kommunizieren.

Nur wenn anderen Menschen klar ist, wo Ihre Grenzen verlaufen, können sie Rücksicht darauf nehmen. Im Übrigen finde ich Menschen, die für sich sehr klar sind und authentisch ihre Grenzen nach außen kommunizieren sehr stark. Warum? Ich weiß immer, woran ich bei ihnen bin und auf was ich mich verlassen kann. Das erwarte ich von einem Vorgesetzten. Somit übernehmen Sie eine Vorbildfunktion für Ihre Mitarbeiter und diese werden Ihre ehrliche und klare Art zu schätzen wissen.

Impuls 2: Schaffen Sie sich Freiräume für ungestörtes Arbeiten

Nichts bringt uns mehr aus dem Konzept als ständige Unterbrechungen.

Um konzentriert eine hohe Arbeitsqualität abzuliefern, ist es notwendig, dass Sie ungestört Aufgaben erledigen können. Schaffen Sie sich dafür Freiräume. Eine bestimmte Zeitspanne am Tag oder mehrere in der Woche. Schalten Sie Ihr Handy, Telefon, E-Mail-System und andere Störenfriede einfach aus. Schließen Sie die Tür und hängen Sie ein Schild auf, dass man Sie bitte nicht stören möge.

Motivationsschub durch ungestörtes Arbeiten

Wenn es Ihnen gelingt, Ihre Aufgaben ungestört abzuarbeiten wird sich das auf Ihre Gedanken, Motivation und somit Ihre Leistungsfähigkeit spürbar positiv auswirken. Nach dieser produktiven Zeitspanne haben Sie so viel erledigt, dass Sie gedanklich mit diesen Aufgaben abschließen können. Das entlastet Ihren Kopf enorm und Sie können gestärkt und frei neue Herausforderungen angehen.

Diese Zeitspanne für ungestörtes Arbeiten kann flexibel gehandhabt werden. Haben Sie nur 30 Minuten an dem Tag dafür Zeit, dann nutzen Sie diese ungestört und konzentriert. Sie werden erstaunt sein, wie fokussiert Sie arbeiten und wie viel Sie in dieser kurzen Zeitspanne erledigt bekommen.

Probieren Sie es aus und gönnen Sie sich einen Wochenrückblick. Das, was gut funktioniert hat, verstärken Sie in der nächsten Woche.

Das führt mich nahtlos zu Impuls 3.

Impuls 3: Führen Sie wichtige Aufgaben zu enden

Passen Sie die Zeitspanne (Impuls 2) an die Aufgaben an. Es nützt nichts, wenn Sie komplexe Aufgaben angehen und nicht fertig werden, dann haben Sie wieder ein loses Ende mehr, welches in Ihrem Kopf herumgeistert und Ihnen wertvolle Aufmerksamkeit von anderen „To-Do’s“ abzieht. Denn:

Unerledigte Aufgaben erzeugen Spannung in unserem Kopf!

Der sogenannte Zeigarnik Effekt lässt uns dann nicht abschalten und sorgt dafür, dass wir uns ständig mit diesen Aufgaben gedanklich beschäftigen. Diese Spannung geht so weit, dass die Versuchspersonen aus dem damaligen Experiment sogar ihre Pause nutzten, um die Aufgaben noch schnell zu Ende zu bringen.

Kennen Sie das auch, dass Sie Ihre Pause opfern um, nebenbei etwas fertig zu stellen? Erholungseffekt der Pause ist gleich null. Kein Wunder, dass Sie Ihren Akku dann auch nicht am Tag auffüllen können und total erledigt sind, wenn Sie nach Hause kommen.

Also, ab sofort gilt: Schluss damit. Pausen sind wichtig, denn sie steigern unsere Leistungsfähigkeit, helfen uns mental fit zu bleiben und konzentriert durch den Tag zu kommen. Mehrere kleine Pausen zwischendurch sind übrigens effektiver, als am Stück durchzuarbeiten und nur eine große Pause einzulegen.

Hier ein kleiner Pausenplanimpuls

 

Pausentyp Dauer Wann einsetzen?
Unterbrechungen 1 Minuten Nach Bedarf

z.B. Wenn Sie sich nicht mehr konzentrieren können und den gleichen Satz zum 3. Mal lesen.

Mini-Pause 5 Minuten Alle 30 Minuten
Kaffee-Pause 15 – 20 Minuten Alle 2 Stunden
Erholungspause 45 – 60 Minuten Alle 4 Stunden

Aber wir waren bei den unerledigten Aufgaben. Schauen Sie doch mal, welche Aufgaben Ihnen ständig im Kopf kreisen und führen Sie diese bewusst zu Ende. Wiederholen Sie das mehrfach am Tag, sodass Ihr Kopf auch wieder „Luft“ bekommt. Dann können Sie besser gedanklich abschalten und sich auf Neues, Wichtiges konzentrieren.

Impuls 4: Nutzen Sie Rituale, um Ihren Tag abzuschließen

Bevor Sie nach Hause gehen – was machen Sie genau? Überlegen Sie sich ein standardisiertes Ritual.

Meines sieht in etwa so aus:

  • Planung für den nächsten Tag vorbereiten.
    • Überlegen, was es noch zu tun gibt und welche Dinge ich als Erstes angehen möchte.
    • Handschriftlich aufschreiben, was noch in meinem Kopf dazu rum spukt.
  • Dann meinen Schreibtisch aufräumen
  • Lüften, auf Toilette gehen, Fenster wieder schließen
  • Meine Kinder abholen fahren.

Wenn Sie das immer wieder in der gleichen Reihenfolge tun, dann speichert Ihr Gehirn das ab und verbindet es mit der dazugehörigen Emotion. Wenn Sie das täglich wiederholen, werden Sie nach einer Zeit erleben, wie Sie mit Ihrem Arbeitstag gedanklich abschließen, weil Sie diese Dinge in dieser Reihenfolge tun. Sie konditionieren sich sozusagen selbst mit dem positiven Effekt, mit einem freien Kopf in Ihren Feierabend zu starten.

Und wenn Sie jetzt zu Hause ankommen, können Sie sich auf die Familienwelt auch voll und ganz einlassen.

Impuls 5: Seien Sie Vorbild für Ihre Mitarbeiter

Wenn Sie diese Punkte beherzigen und vorleben, haben Sie eine enorme Wirkung auf Ihre Mitarbeiter. Sie sind das Vorbild der Abteilung und leben vor, wie man mit Stressphasen professionell umgehen kann, sich schützt und Überlastungen entzerrt. Sie zeigen, wie wichtig ungestörte Arbeitszeiten sind und dass Sie klar nach außen tragen, wozu Sie bereit sind und wofür Sie stehen. Sie leben vor, wie wichtig Pausen sind und das man Aufgaben zu Ende bringen sollte, um seinen Feierabend auch genießen zu können. Sie werden allein mit Ihrer Körpersprache rüberbringen, wie es ist ganz klar zu sein – gerade in Stressphasen.

Vergessen Sie das nicht, denn es hilft Ihnen dabei, Ihre Komfortzone zu verlassen und neue Wege einzuschlagen.

Ich freue mich, wenn Sie mich an Ihrem Feierabendritual teilhaben lassen. Schreiben Sie mir einen Kommentar: Welche Dinge helfen Ihnen, gedanklich abzuschließen?

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