Wie Sie unter Stress professionelle Entscheidungen treffen – 6 umsetzbare Tipps

By Carola Lübbenjans | Spitzenleistung unter Druck

Jun 07
Entscheidungen-treffen
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Haben Sie schon einmal falsche Entscheidungen unter Stress getroffen?

Menschen unter hohem Stresslevel entscheiden anders. Je nach Tragweite der Konsequenzen häufen sich dann die Fehler. Informationen werden nicht vollständig wahrgenommen mit der Folge, dass die Situation falsch bewertet wird. Und das, obwohl sich jeder über das Ausmaß der Entscheidung bewusst ist.

Woran liegt das?

Im Folgenden schreibe ich nur von den Auswirkungen, die durch einen sehr hohen Stresslevel ausgelöst werden.

Wahrnehmungsveränderungen und ihre Konsequenzen

Unsere Wahrnehmung verändert sich unter Stress. Wir bewerten Situationen dramatischer, urteilen laxer und gehen höhere Risiken ein. Wir empfinden zeitliche Abläufe mit einer anderen Geschwindigkeit. Gefühlt haben wir nur wenig Zeit zur Verfügung, um zu handeln. Und das hat Folgen!

Schlechte Entscheidungen. Ineffiziente Zusammenarbeit. Fatale Fehler.

Daraus resultieren im Endergebnis unerwartete Kosten, Lieferschwierigkeiten, Auftragsverluste, etc.

In empirischen Untersuchungen konnte belegt werden, dass Menschen, die in komplexen Situationen handeln müssen, viele schwerwiegende Fehler machen.

Wenn man weiß, wie sich die Leistungsfähigkeit unter Stress verändert, wundert man sich nicht mehr über diese Auswirkungen.

Wie sich die Leistungsfähigkeit unter Stress verändert

Unsere Stressreaktionen sind ein Relikt längst vergangener Zeiten. Unser Organismus versucht dabei nur eins: zu überleben. Kämpfen oder Flüchten waren damals die Alternativen. Heute sieht das anders aus. Aber das soll heute nicht das Thema sein.

Diese Stressreaktion bewirkt, dass die volle Aufmerksamkeit auf das aktuelle Problem ausgerichtet wird. Was Sinn macht, wenn ein Bär vor einem steht und es ums Überleben geht. Gleichzeitig verändert sich die Qualität der Informationsverarbeitung in unserem Gehirn. Folgende Leistungen vermindern sich:

  • Erinnerungen abrufen
  • Informationen analysieren
  • Schlussfolgerungen ziehen
  • Entscheidungen treffen

Zwar ist die Konzentration auf das Wesentliche gegeben, aber alle anderen Informationen, z.B. Veränderungen der Situation, werden nur erschwert wahrgenommen.

Beispiel: Flugzeugabsturz in den Everglades

29. Dezember 1972. Ein voll besetztes Verkehrsflugzeug stürzt ab. Über hundert Menschen sterben.

Im Landeanflug zog eine kleine Kontrolllampe die gesamte Aufmerksamkeit der Cockpitcrew auf sich. Diese Lampe zeigt normalerweise an, ob das Fahrwerk ausgefahren wurde oder eben nicht. Nach Ausfahren des Fahrwerkes blieb das erwartete Aufleuchten dieser Lampe aus. Die gesamte Crew untersuchte das Problem. War das Fahrwerk wirklich nicht ausgefahren oder war die Lampe defekt?

Unglücklicherweise wandten sich beide Piloten von den Fluginstrumenten ab. Sie überprüften zusammen mit dem Flugingenieur das Fahrwerk. Zuvor hatten sie den Autopiloten aktiviert. Durch eine unachtsame Bewegung wurde dieser unbeabsichtigt abgeschaltet. Keiner der Piloten bemerkte den nun folgenden Sinkflug. Die Maschine stürzte in die Everglades.

Wir nehmen also nur das wahr, was unmittelbar vor uns liegt (Tunnelblick) und beschäftigen uns mit dem aktuellen Problem (Bsp: Kontrolllampe des Fahrwerkes). Die Handlungen werden auf kurzfristige Ziele ausgerichtet (Bsp: Den Normalzustand wieder herstellen). Der Blick für mögliche Probleme im weiteren Verlauf bleibt aus. Die „normalen“ Aufgaben (Bsp: Fluginstrumente regelmäßig scannen) werden zusätzlich vernachlässigt.

Zudem werden wir in solchen Stresssituationen mehr von Gefühlen geleitet, als von rationalen Gedanken. Unser Denken und Handeln wird eingeengt (Pierre &  Hofinger, 2014):

  • Tiefer gehende Analysen bleiben aus
  • Einfache Ja/Nein- Entscheidungen werden getroffen
  • Rückgriff auf Automatismen/Routine ist noch möglich
  • Wenig rationale Planung

Somit steigt die Fehlerwahrscheinlichkeit enorm. Und jeder Fehler erzeugt erneut Stress! Ein Teufelskreis schlechter Entscheidungen entsteht.

Wie kann man diesem Teufelskreis entkommen?

6 Tipps für professionelle Entscheidungen unter Stress

Tritt ein unerwartetes, wirtschaftliches Problem auf, stehen Entscheidungen an, die weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen. Führungskräfte müssen nun einem hohen Verantwortungsdruck standhalten. Das anzugehende Problem soll möglichst optimal angegangen und zeitnah gelöst werden.

Sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass Sie den Stresslevel weitestgehend reduzieren. Indem Sie…

Tipp 1: …sich gedanklich auf die Hände setzen

Der erste Impuls ist der des Aktionismus. Schnell irgendetwas zu tun, gibt uns ein Gefühl von Kontrolle zurück. Verbraucht aber in der Regel zu viel wertvolle Zeit und führt meistens nicht zum gewünschten Ziel. Also: Erst einmal gedanklich „auf die Hände setzen“ und nachdenken.

Bevor auch nur ein Handschlag getan wird, um das Problem anzugehen, muss über die zur Verfügung stehende Zeit gesprochen werden. Und zwar über die Reale und über die Gefühlte.

Warum?

Um den Druck rauszunehmen. Oder, um gemeinsam strukturiert und zügig vorgehen zu können.

Klären Sie zu Beginn, wie viel Zeit Ihnen für die Lösung eines Problems tatsächlich zur Verfügung steht. Dabei sollen die gefühlten Werte angesprochen und geklärt werden. Denn das Bauchgefühl beeinflusst unser zukünftiges Handeln. Und es gibt Hinweise auf Informationen, die noch nicht bewusst verarbeitet wurden. Es lohnt sich, dem kritisch nachzugehen.

Ziehen Sie bei der zeitlichen Klärung alle Teammitglieder mit ein. So kann sich ein gefühlter Zeitdruck auflösen. Oder es wird nun allen bewusst, dass tatsächlich Tempo angesagt ist.

Tipp 2: … Struktur in die Entscheidungsfindung bringen

Begegnen Sie dem Tempo mit Struktur. Legen Sie eine Vorgehensweise fest und halten Sie sich konsequent daran. Die Wahrscheinlichkeit Fehler dadurch aufzudecken und einzugrenzen liegt sehr hoch. Zudem reduziert sich der Stresslevel, wenn die Vorgehensweise klar definiert wurde.

Folgende Checkliste gibt Ihnen eine grobe Struktur für die Problemlösung und Entscheidungsfindung:

  1. Klärung der zur Verfügung stehenden Zeit – Wie viel steht tatsächlich zur Verfügung?
  2. Festlegung der Verantwortlichkeiten – Wer (welches Team, welche Personen) soll sich um das Problem kümmern?
  3. Analyse der Situation – Welche Fakten sind vorhanden? Welche Informationen gilt es einzuholen?
  4. Entwicklung von Handlungsoptionen – Welche Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
  5. Bewertung der Risiken und Gewinne – Welchen Nutzen haben einzelne Optionen und welche Risiken bergen sie?
  6. Entscheidung treffen – Für welche Option entscheiden Sie sich?
  7. Erforderliche Handlungen ausführen – Welche Aufgaben müssen erledigt werden? Wie verteilen sich die Prioritäten?
  8. Ergebnis prüfen – Wurde das Ziel erreicht? Wie hat sich die Situation verändert?


Tipp 3: … Checklisten und Routine-Vorgänge implementieren

Unbekannte, neuartige Situationen können Stress auslösen. Nutzen Sie das, was das Gehirn in dem Moment am besten kann. Auf Automatismen zurückgreifen.

Implementieren Sie solche Routine-Vorgänge und Checklisten für Ihren Bereich. Diese sollten in stressfreien Phasen entwickelt und immer wieder angewendet werden, damit im Notfall auf diese Gewohnheiten zurückgegriffen werden kann. Die unter 2 erwähnte Struktur kann z.B. als Checkliste dienen.

Tipp 4: … Ihre Kommunikation mit dem Team bewusst wählen

Achten Sie jetzt besonders auf Ihre Sprache. Vermeiden Sie es zusätzlichen Druck aufzubauen.

Eine Studie von Michael A. DeDonno und Health A. Demaree der Case Western Reserve University ergab, dass auch gefühlter Zeitdruck sich negativ auf die Qualität der Entscheidungen auswirkt. Das Erreichen von Projektzielen wird dadurch erschwert.

Wird durch die Führungskraft kommuniziert, dass genügend Zeit zur Verfügung steht, um die Ziele zu erreichen, hat das positive Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit des Teams.

Tipp 5: … Überprüfungspunkte für Veränderungen setzen

Planen Sie in Ihre Struktur Überprüfungspunkte ein und beurteilen Sie sowohl den Fortschritt der Problemlösung als auch die Veränderungen der Situation. Aber Vorsicht: „Verzetteln“ Sie sich dabei nicht, sondern bleiben Sie konsequent in der Struktur.

Tipp 6: … das Endergebnis prüfen

Nehmen Sie sich Zeit für die Überprüfung des Ergebnisses. Wurde das Ziel erreicht? Hat sich die Situation verbessert oder verschlechtert? Welche Veränderungen gab es in der Zwischenzeit? Gibt es Nacharbeitungsbedarf?

Sollte es dazu kommen, dass die Ziele nicht erreicht wurden oder die Situation sich derart verändert hat, dass nun neue Problematiken entstanden sind, müssen Sie wieder ganz von vorne anfangen. Ja genau – beim Faktor Zeit. Vergessen Sie nicht, dass die Situation ganz neu analysiert werden muss, da sie sich verändert hat. Häufig neigen wir dazu, eine Abkürzung nehmen zu wollen. Dabei gehen wichtige Informationen verloren. Und letzten Endes erfordert diese Vorgehensweise dann doch sehr viel mehr Zeit durch Irrwege und Sackgassen.

 

Fazit

Der Mensch ist in seiner Leistungsfähigkeit sehr anfällig. Insbesondere in Stresssituationen kommen die Schwachstellen zum Vorschein.

Stehen weitreichende Entscheidungen an, lösen diese schon einen hohen Verantwortungsdruck aus. Gemeinerweise vermindert sich dadurch das Wahrnehmen und Denken. Die Aufmerksamkeit fokussiert sich auf die Problemstellung, alles andere wird ausgeblendet.

Eigentlich eine gute Funktion. Doch leider nimmt man wichtige Informationen und Veränderungen der Situation nicht mehr auf. Das Gehirn versucht nun auf Vertrautes zurückgreifen, nutzt instinktive, emotionale Informationen mehr als rationale. Einfache Ja/Nein-Entscheidungen können in diesem Moment noch getroffen werden. Tiefer gehende Analysen aber entfallen. Die Folge: Fehler häufen sich.

Folgende Tipps lassen Sie entscheidungsfähig bleiben unter Stress:

  1. Auf  die Hände setzen – Denken Sie zuerst bewusst nach, bevor Sie handeln.

  2. Struktur der Entscheidungsfindung – Geben Sie eine Struktur vor und halten Sie diese konsequent ein.

  3. Checklisten und Routine – Implementieren und nutzen Sie in stressfreien Phasen Routine-Vorgänge und Checklisten für Ihren Bereich.

  4. Kommunikation mit dem Team – Achten Sie auf Ihre Wortwahl und verbreiten Sie Zuversicht statt zusätzlichen Druck.

  5. Überprüfungspunkte setzen – Beurteilen Sie in Abständen den Fortschritt der Problemlösung und die Veränderungen der Situation.

  6. Check des Endergebnisses – Prüfen Sie das Endergebnis und scheuen Sie sich nicht, ganz von vorn zu starten.

Nutzen Sie in stressarmen Phasen die Gelegenheit, einige Tipps auszuprobieren. Dann gelingen diese Ihnen auch, wenn es hoch hergeht.

 

Welche Tipps waren für Sie besonders hilfreich? Hinterlassen Sie einen Kommentar, ich freu mich drauf.

Quellen:

DeDonno, M.A. and Demaree, H.A.: Perceived time pressure and the Iowa Gambling Task. Judgment and Decision Making, Vol. 3, No. 8, December 2008, pp. 636–640.

St.Pierre, M.; Hofinger, G.: Human Factors und Patientensicherheit in der Akutmedizin. 3. Auflage. Heidelberg: Springer, 2014.

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