Warum Arbeitsunterbrechungen Ihren Tag verlängern…

… und wie Sie dem begegnen

Sie konzentrieren sich gerade auf die Planung der nächsten Phase eines laufenden Projektes. Da springt die Bürotür auf und ein Kollege platzt herein. Er ist ziemlich aufgeregt, denn soeben hatte er einen Lieferanten am Telefon, der die dringend benötigten Teile für Ihren Großauftrag nicht rechtzeitig liefern kann.

WEG. Ihre Ideen für die nächste Planungsphase haben sich soeben in Luft aufgelöst.

Warum Arbeitsunterbrechungen uns belasten

Arbeitsunterbrechungen gehören mit zum Arbeitsalltag.

Per Definition versteht man darunter eine ausgeführte Aufgabe, die unterbrochen werden muss, weil eine externe Quelle neue Aufgaben an Sie heranträgt.

Und meistens werden Sie nicht einfach unterbrochen, sondern der oder die Außenstehende bringt die damit verbundenen Emotionen gleich mit. Wie wollen Sie sich da entziehen?

Arbeitsunterbrechungen belasten uns immens, denn sie sind weder zeitlich steuerbar, noch vorhersehbar.

Intern versus extern

Arbeitsunterbrechungen sind allerdings nicht ausschließlich belastend.

Wenn Sie sich selbst unterbrechen, weil Sie z. B. zwischendrin E-Mails checken, etwas trinken oder kurz eine Notiz im Kalender vornehmen, dann ist das steuerbar. Sie haben das selbst in der Hand und manchmal steckt dahinter einfach eine Kurzerholung für Ihr Gehirn.

Wenn Sie unterbrochen werden, durch externe Quellen (Telefon, Mitarbeiter, Kollegen), dann ist das eine unvorhergesehene Situation.

Nun sind Sie gezwungen, kurzfristig zwei Dinge miteinander zu koordinieren. Das fordert Ihre volle Konzentration heraus. Und es erzeugt Zeitdruck und somit Stress. Weil es nicht eingeplant war.

Zudem kommt, dass sich Ihre Entscheidungsmöglichkeit verringert. Fremdbestimmung pur.

Wir sind schlecht darin

Nun müssen Sie zwei Dinge gleichzeitig tun. Multitasking eben.

Leider muss ich Sie enttäuschen: Wir Menschen können das nicht.

Sicherlich fahren Sie Auto und können dabei über Ihre Freisprechanlage telefonieren. Beobachtet man den Prozess genau, so kann man erkennen, dass beide Aufgaben zeitlich nacheinander ausgeführt werden. Da es sich hier um Zeitverzögerungen im Millisekundenbereich handelt, glauben wir sie gleichzeitig auszuführen.

De facto wird aber eine Aufgabe zurückgestellt, während die andere läuft. Und je nachdem, welche Wahrnehmungskanäle beansprucht werden und wie viel Aufmerksamkeit diese benötigen, können diese Aufgaben besser oder schlechter miteinander kombiniert werden.

Übrigens: Eine Studie konnte belegen, dass ein Autofahrer, der telefoniert, eine verminderte Reaktionsgeschwindigkeit zeigt. Gleichzusetzen mit der eines angetrunkenen Menschen mit 0,8 Promille im Blut. (Bitte nicht stören!, Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, 2017)

 

Wir können uns also nur auf eine Aufgabe zurzeit konzentrieren. Bei zwei Aufgaben, die beide Aufmerksamkeit erfordern, schalten wir hin und her. Das zieht Reibungsverluste nach sich.

Wann es problematisch wird

Arbeitswissenschaftlich gehören Arbeitsunterbrechungen und Multitasking zu den psychischen Belastungsfaktoren. Dabei sind sie nicht grundsätzlich negativ.

Wenn Sie eine monotone Aufgabe verrichten, ist jede Unterbrechung wahrscheinlich sehr willkommen. In diesem Moment wirkt sie sogar leistungsförderlich.

Problematisch werden sie erst dann, wenn die eigenen Ressourcen zur Bewältigung nicht mehr ausreichen. Dann wird eine Herausforderung zur Überforderung.

Je ungünstiger der Zeitpunkt, desto stärker fällt die empfundene Störung aus.

Stecken Sie gerade in einem kreativen Prozess, kann eine Unterbrechung dafür sorgen, dass Ideengebäude zusammenstürzen und vielleicht sogar komplett verschwinden. In jedem Fall dauert es eine Weile, um gedanklich wieder anzuknüpfen.

Laut Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin kosten uns Arbeitsunterbrechungen 20 – 40 % unserer Leistungsfähigkeit und verlängern dadurch unseren Tag. (Bitte nicht stören!, Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, 2017)

Auf Dauer wirken solche Unterbrechungen gesundheitsschädlich und hinterlassen im Kopf den Gedanken „Nichts wird wirklich fertig“. So füllt sich der Kopf mit unerledigten Aufgaben und das Gedankenkarussell beginnt, sich zu drehen.

Feierabend? Nicht wirklich, da Sie dann gedanklich nicht mehr abschalten können.

4 Tipps, wie Sie Arbeitsunterbrechungen begegnen

Niemand von uns mag es, fremd bestimmt zu sein. Daher lauten meinTipp an dieser Stelle, aktiv zu werden.

1. Planen Sie in Ihre Arbeitswoche Zeitpuffer für diese unvorhersehbaren Ereignisse mit ein.

2. Schauen Sie sich aktiv an, wie Sie in der Vergangenheit mit Arbeitsunterbrechungen umgegangen sind.

• Welche der Strategien war erfolgreich?
• Wie lässt sich diese erfolgreiche Strategie auf Ihre aktuelle Situation beziehen?

3. Überlegen Sie, ob Sie die laufende Aufgabe wirklich sofort unterbrechen müssen. Wenn ja, dann notieren Sie sich Ihre Gedanken dazu, die Sie jetzt gerade noch verfügbar haben. Das erleichtert Ihnen später den Wiedereinstieg.

4. Sorgen Sie aktiv für Zeiten, in denen Sie komplett ungestört arbeiten können. Erledigen Sie dann Aufgaben, die eine erhöhte Konzentration brauchen.