4 Regeln für eine effektive Kommunikation unter Stress
4 Regeln für eine effektive Kommunikation unter Stress
Wenn es hoch hergeht und der Zeitdruck Ihnen im Nacken sitzt, herrscht eine völlig andere Art der Kommunikation. Sie sind deutlich kürzer angebunden, verwenden befehlende Ausdrücke und Ihre Tonlage erhöht sich. Diese härtere Sprechweise heizt Ihren Stresslevel an. Ein Teufelskreis beginnt.
More...
Meistens hören Sie nicht einmal richtig hin, weil Sie nebenbei viele andere Aufgaben erledigen müssen. Schließlich haben Sie ja wenig Zeit zu verlieren. Doch leider geht Ihre Rechnung nicht auf: Es kommt zu Missverständnissen und Konflikten. Mit hohem Zeitaufwand müssen diese geklärt werden. Das ist nicht nur nervenaufreibend - es raubt Ihnen die Energie, die Sie an anderer Stelle dringender bräuchten. Der eigene Stresslevel und gefühlte Zeitdruck steigt ins Unermessliche.
Wie entkommen Sie diesem Teufelskreis?
Kommunikation im Cockpit
Stellen Sie sich eine kritische Problemsituation im Cockpit eines Verkehrsflugzeuges vor. Glauben Sie, dass sich die Piloten jetzt Missverständnisse erlauben können? Glauben Sie, dass Konflikte diese hoch sensible Situation Tausende Meter über dem sicheren Boden erleichtert?
Nein – absolut nicht. Das wäre lebensgefährlich für jeden an Board.
Piloten können sich das schlichtweg nicht leisten. Sie nutzen eine klare, effiziente Kommunikation, um die Problemlage deutlich zu entschärfen und den Stresslevel zu reduzieren.
Ich verrate Ihnen, wie das geht.
Die 4 Regeln effizienter Kommunikation
Es gibt 4 wichtige Regeln, die für die Kommunikation in solchen Situationen unerlässlich sind. Sie reduzieren Ihren Stresslevel deutlich und sparen vor allem Zeit ein, weil Missverständnisse & Konflikte kaum eine Chance haben.
Regel Nr. 1: Kommunizieren Sie explizit
Sie können etwas durch die Blume sagen (implizit), um z.B. Ihr Gegenüber nicht zu verletzen oder Sie können direkt und ohne Umschweife sagen, was Sie wollen oder benötigen (explizit). Das ist der Unterschied zwischen impliziter und expliziter Kommunikation. Beides hat seine Berechtigung.
Beispiel
Eine Mitarbeiterin kommt in Ihr Büro und beginnt sofort Ihrer Vorgesetzten von einem dringenden Problem zu berichten. Die Vorgesetzte antwortet: “Jetzt nicht!".
Die Vorgesetzte arbeitete gerade hochkonzentriert an der Lösung einer komplexen Aufgabe, die sie in Ruhe abschließen wollte.. Anschließend wollte Sie Ihre Aufmerksamkeit dem Anliegen der Mitarbeiterin widmen.
Ihre Mitarbeiterin verlässt schweigend das Büro.
Hätten die Vorgesetzte explizit formuliert: „Ich arbeite gerade an der Lösung eines Problems und brauche dafür noch einen Augenblick Ruhe. Ich komme gleich auf Sie zu.", wäre der Mitarbeiterin klar gewesen, worum es geht und was die Vorgesetzte von ihr möchte.
Zeit sparen durch Klarheit
Ziel ist es, für einen reibungslosen Ablauf unter Zeitdruck zu sorgen und am Ende zufriedene Kunden und eine gute Atmosphäre im Team zu haben. Vor allem wollen wir keine Zeit verschwenden, sondern diese einsparen, um die Problematik der stressauslösenden Situation zügig zu beheben.
Regel Nr. 2: Kommunizieren Sie kurz und präzise
Sie sollten kurz und präzise, Ihren Fokus auf den Punkt bringen. Wie oft waren Sie schon in einem Meeting und haben gedacht: „Das hätten wir locker in der Hälfte der Zeit klären können“? Fangen Sie bei sich selbst an und fokussieren Sie sich.
Beispiel
Bevor sie in ein Meeting gehen, schreiben Sie sich in einem Satz auf, was Sie erreichen wollen, und zwar so konkret wie möglich.
Ja, 1 Satz das ist verdammt wenig. Sie könnten natürlich alle Satzzeichen ausreizen, die Ihnen einfallen, um den Satz zu verlängern. Aber beschummeln Sie sich lieber nicht. Lassen Sie sich darauf ein und versuchen Sie in einem Satz das rüber zu bringen, was am Ende das Ergebnis ein soll. Greifbar, konkret, realistisch.
Jetzt sind Sie fokussiert und können viel besser und vor allem in kürzester Zeit Ihr Anliegen platzieren. Drücken Sie sich „Crystal Clear“ aus und sagen Sie eindeutig, was Sie konkret erreichen wollen.
Probieren Sie es aus. Das ist gar nicht so leicht.
Fokus durch Routine
Fangen Sie an, zu beobachten, wie Ihre Kommunikation mit anderen verläuft. Hinterfragen Sie, was bei dem anderen angekommen ist. Dann versuchen Sie es mit der Fokussierung noch einmal. Sie werden überrascht sein, wie schnell und leicht nun die Interpretationsfläche in sich zusammenschrumpft.
Regel Nr. 3: Nutzen Sie geschlossene Feedbackschleifen
Nutzen Sie eine geschlossene Feedbackschleife. In Stresssituationen ist es wichtig abzugleichen, ob man das gleiche mentale Modell im Kopf hat. Erstens um Missverständnisse zu vermeiden und zweitens, um Fehler aufzudecken und diese frühzeitig zu beheben.
Was ist eine geschlossene Feedbackschleife?
Wenn Sie mit jemandem sprechen, dann bitten Sie um eine Rückmeldung, was angekommen ist. Z.B. fragen Sie, welche wichtigen Punkte es zu erledigen gilt, um abzugleichen, ob sie alles Wichtige auch platziert haben.
Führen Sie das generell in Ihren Gesprächen ein. Es erleichtert den Alltag enorm, weil Missverständnisse somit im Keim erstickt werden. Allen ist klar, woran sie arbeiten sollen und sie ziehen wieder mit Ihnen an einem Strang.
Keine Chance für Missverständnisse
Führen Sie geschlossene Feedbackschleifen generell in Ihre Gespräche ein. Es erleichtert den Alltag enorm, weil Missverständnisse somit im Keim erstickt und Fehlerquellen sofort erkannt und behoben werden.
Allen ist klar, woran sie arbeiten sollen und Ihr Team zieht wieder mit Ihnen an einem Strang.
Regel Nr. 4: Senden Sie Ich-Botschaften
Das große Ziel liegt darin Missverständnisse zu vermeiden, den Interpretationsspielraum so klein wie möglich zu halten. Konflikte frühzeitig aufzudecken.
Dazu dienen Ich-Botschaften. Sprechen Sie nur von sich und Sie werden erstaunt ein, welche Türen sich Ihnen eröffnen.
Beispiel
„Ich komme da nicht mit. Bitte erklären Sie mir noch mal die wichtigsten Aspekte des Problems.“
Sie nehmen damit die Angriffsfläche raus und sorgen dafür, dass Ihr Gegenüber sich gefordert und nicht angegriffen fühlt. Mit der Konsequenz, dass der andere sich auf das Wesentliche fokussiert, statt sich in Endlosschleifen zu verteidigen.
Konkret auffordern statt befehlen
Versuchen Sie aufzufordern, statt zu befehlen. Das nimmt die Härte raus und Sie müssen Ihre Aufforderung klar und präzise äußern, um ein klares Ergebnis zu erzielen.
Formulieren Sie Ihr Anliegen so konkret und explizit wie möglich. Es reicht nicht aus, zu sagen: „Los schneller.“ Begründen Sie, was Sie wollen. „Bitte bereiten Sie mir die Zahlen bis heute Nachmittag 15 Uhr auf. Dann habe ich noch Gelegenheit, mich auf die Präsentation vorzubereiten.“
Fazit: Veränderung über Gewohnheit
Gewohnheiten schleichen sich über Jahrzehnte ein und sind nicht auf Knopfdruck abzustellen. Es braucht Zeit, diese 4 Kommunikationsregeln in den Alltag zu integrieren. Das gelingt Ihnen, indem Sie es ausprobieren. Und nicht nur einmal, sondern möglichst konstant immer wieder.
Erleichtern Sie sich diesen Prozess: Integrieren Sie kleine, machbare Veränderungen in Ihren Alltag so, dass sie regelmäßig und ganz nebenbei wiederholt werden. So etablieren Sie Schritt für Schritt eine langfristige Veränderung.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung!
Carola Lübbenjans
Hallo, mein Name ist Carola Lübbenjans. Ich bin Diplom Psychologin und habe 14 Jahre lang in Bremen Verkehrspiloten darin ausgebildet, in kritischen Stresssituationen einen kühlen Kopf zu bewahren.
Dieses Wissen gebe ich an Führungskräfte weiter, damit sie unter starkem Druck sicher und souverän ihr Team zum Ziel führen.
Ich unterstütze Sie darin, gesund leistungsstark zu bleiben und fokussiert Entscheidungen zu treffen, ohne dabei schwerwiegende Fehler zu begehen.
Führungskräfte-Coach & Trainerin